Hur Kanotkungen sparar 6 timmar per dag med BookSpot

Kanotkungen med utgångspunkt i Sörmland grundades 1975 och är en av Sveriges mest etablerade kanotuthyrningar. Sedan Johan Herlitz tog över verksamheten 2017 har han med hjälp av digitalisering, hållbart tänkande och med en vision att alltid ha kundupplevelsen i största fokus vidareutvecklat den till vad den är idag.

Med kunder bestående av bland annat skolklasser, företag och privatpersoner och ett stort antal kanoter visste Johan att en digitalisering av bokningsprocessen var nödvändig för att erbjuda sina kunder den bästa upplevelsen istället för att sköta alla bokningar manuellt genom mailförfrågningar och telefonsamtal som han gjorde tidigare.

Det var där som behovet av ett bokningssystem växte fram och Johan visste att det skulle krävas ett kraftfullt system som kunde hantera stora volymer av inventarier, bokningar och produkter med komplexa behov.

"Med hundratals bokningar och logistik kring varje bokning så förstår jag inte hur vi kunnat driva verksamheten utan BookSpot."

Den manuella administrationen som visade sig vara en tidstjuv

Tidigare spenderade Johan majoriteten av sina dagar med att administrera bokningar. Med en verksamhet att driva, personal att leda och samtidigt se till så att alla kunder på plats fick den bästa upplevelsen, insåg han att en manuell hantering av bokningar inte var en hållbar lösning. Med dussintals inkommande bokningar per dag blev det nästintill omöjligt att ha koll på allt, vilket kostade honom både tid och pengar, och som i värsta fall resulterat till överbokningar.

För att få bättre koll på inventarierna och förenkla hanteringen av inkommande bokningar valde Johan att börja använda BookSpot. Efter en kort tid med systemet insåg han att det inte bara förenklar arbetet, utan det sparar honom uppskattningsvis sex timmars arbete per dag. Detta då inventariehanteringen och bokningarna i princip sköter sig själva. Det är tid som han istället kan lägga på kunderna, för att ge dem en ännu bättre upplevelse och för att vidareutveckla andra delar av verksamheten. 

"Hanteringen av inventarier och bokningar har effektiviserats avsevärt. Det är tack vare BookSpot som allt sånt i princip sköter sig självt." 

Ett kraftfullt bokningssystem för komplexa behov

Idag har Kanotkungen full koll på alla sina bokningar, med allt från inventarier till upphämtningsplatser. Detta har de åstadkommit genom att flitigt använda bokningsmanifestet för att få en tydlig vy över inventarierna och genom att sätta upp upphämtnings/transport-produkter som bokas av kunderna. På så sätt har personalen koll på exakt vilken tid och plats respektive kanotsällskap ska hämtas upp.

Utöver att spara tid, har Johan även utvecklat sitt produkterbjudande. Idag kan Kanotkungens kunder utöver kanoter även hyra tält, campingutrustning och andra tillbehör genom bokningssystemet, vilket har ökat deras intäkter.

"Med BookSpot sparar jag 6 timmar varje dag. Det är tid som jag istället kan lägga på att förbättra kundernas upplevelse på plats."

Fyra viktiga funktioner för Kanotkungen

Manifestet - för en komplett översikt över dagens bokningar och inventarier.

Bokningssidan - för smidig administration av bokningar, betalningar och återbetalningar.

Tillgänglighet - för enkel hantering av upphämtningsplatserna längs paddlingssträckorna.

Tillvalsprodukter - har ökat försäljningen genom att erbjuda uthyrning av drybags etc.

Vi på BookSpot är mycket tacksamma över förtroendet att tillhandahålla Kanotkungens bokningssystem. Vi ser fram emot att försätta vara en del av Kanotkungens resa och utveckling  som en ledande aktör i branschen.